Yhteistyö
Taloushallinnon vastuunjako: mitä yritys hoitaa, mitä tilitoimisto?
Sujuva yhteistyö syntyy, kun aineiston kulku, hyväksynnät ja raportoinnin vastuut sovitaan selkeästi.
Sopikaa aineiston kulku
Määritelkää, mistä myynti- ja ostolaskut, kuitit, sopimukset ja palkkatiedot toimitetaan. Samalla sovitaan, kuka tarkistaa tiedot ja hyväksyy maksut. Kun käytäntö on kaikille sama, tieto ei jää odottamaan väärään paikkaan.
Tehkää kuukausirytmi näkyväksi
Kirjatkaa aineiston määräpäivät, täsmäytykset ja raporttien valmistuminen kalenteriin. Selvitystä vaativille erille nimetään vastuuhenkilö. Näin kirjanpito ja tilinpäätöksen valmistelu eivät kasaannu vuoden loppuun.
Erottakaa kirjanpito ja johtamisen tuki
Kirjanpito kertoo toteumasta. Budjetit, ennusteet ja johdon raportit auttavat arvioimaan, mitä seuraavaksi voi tapahtua. Sopikaa, millaista tietoa johto tarvitsee ja kuinka usein sitä käsitellään. Tukea voidaan järjestää oman taloustiimin rinnalle.
Sopikaa myös palkka- ja HR-vastuut
Määritelkää, kuka ilmoittaa muutoksista, käsittelee poikkeustilanteet ja neuvoo työsuhdeasioissa. Henkilöstöön liittyvä tieto on luottamuksellista, joten käyttöoikeudet ja turvallinen tiedonsiirto kuuluvat aloitukseen.
Tarkistakaa työnjako käytännössä
Kun yhteistyö on käynnissä, katsokaa säännöllisesti, pitävätkö aikataulut ja saako johto tarvitsemansa tiedon. Muutokset yrityksen koossa, järjestelmissä tai omassa tiimissä voivat edellyttää myös palvelun päivittämistä.